Zeitmanagement im Arztberuf ist keine verschwendete Zeit

Gestresste oder überlastete Ärzte:innen behandeln ihre Patienten unzureichend, weil sie selbst unter Druck stehen und Pausen nötig hätten. Im hektischen, fordernden Praxis- oder Klinikalltag verlieren sie leicht die wichtigste Aufgabe aus den Augen: die Erhaltung der eigenen Gesundheit und Arbeitsfähigkeit, von der ebenso die Patienten profitieren. Für eine nerven- und ressourcenschonende Arbeitsorganisation ist ein effektives Zeitmanagement als Arzt oder Ärztin erforderlich. Wie Du Deine Zeit effizient einsetzt und Fehler beim Zeitmanagement im Arztberuf vermeidest, erklären wir im folgenden Beitrag. Lerne die besten Methoden kennen, um Aufgaben ökonomisch zu erledigen oder sinnvoll zu verteilen. 

Inhaltsverzeichnis
Warum ist ein effektives Zeitmanagement als Arzt oder Ärztin wichtig?
Was versteht man unter Zeitmanagement?
Warum fängt ein gutes Zeitmanagement bereits während des Medizinstudiums an?
Welche Zeitmanagementmethoden gibt es?
Warum ist eine gute Zeiteinteilung heute so entscheidend?
Was hilft im Falle einer Berufsunfähigkeit?
Warum sollte man eine Berufsunfähigkeitsversicherung als Arzt:Ärztin schon während des Studiums abschließen?
Zusammengefasst: die Vorteile eines effektiven Zeitmanagements im Arztberuf

Warum ist ein effektives Zeitmanagement als Arzt oder Ärztin wichtig?

Kaum hat der:die niedergelassene Mediziner:in die Praxis betreten, wartet schon die Arzthelferin auf eine Unterschrift oder der:die erste Patient:in hat bereits vor der Sprechstunde nur ein kurzes Anliegen. Im Durchschnitt behandeln freiberufliche Ärzte:innen 53 Patienten:innen täglich, wie die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) ermittelte. Diese Zahl widerspiegelt die hohe Arbeitsbelastung niedergelassener Mediziner:innen. Ein:e Arzt:in im Stress erbringt schlechtere Leistungen als eine:r, der seinen:ihren Arbeitstag kontrolliert und gelassen bewältigen kann. 

Jedoch wachsen nicht nur in den Arztpraxen Beanspruchung und Arbeitsumfang. Auch in Kliniken muss immer weniger Personal immer mehr leisten. Der demografische Wandel und die mangelnde finanzielle Ausstattung von Krankenhäusern führen zu vollen Wartezimmern und engen Zeitplänen. Ohne ein effektives Zeitmanagement im Arztberuf würden sich der Praxistag und die Schicht in der Klinik ständig weiter verlängern. Hinzu kommt, dass engagierte Ärzte und Ärztinnen schwere Schicksale bzw. Krankheiten gedanklich mit nach Hause nehmen und zum Feierabend nicht mehr richtig abschalten können. Aktiv genutzte Freizeit spielt bei der Regeneration nach einem anstrengenden Tag eine große Rolle. Das effiziente Zeitmanagement hilft dabei, diesen Zeitraum in seinem Umfang zu erhalten und qualitativ zu nutzen. Ein Arzt oder eine Ärztin, denen ausreichende Erholungsphasen zur Verfügung stehen, arbeiten besser als erschöpfte Mediziner:innen. Sie üben ihren Beruf als Arzt:Ärztin gern aus, wenn der Arbeitstag beruhigt und entspannt ohne großen Zeitdruck anfangen kann.

Zeitmanagement im Arztberuf
Zeitmanagement im Arztberuf

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Auch für Ärzte:innen ist Prävention das Wichtigste, damit sie nicht eines Tages selbst als erkrankt behandelt werden müssen. Zu den präventiven Maßnahmen zählt das Zeitmanagement für Mediziner:innen. Das richtige Zeitmanagement im Arztberuf führt dazu, dass Mediziner:innen weniger Überstunden leisten und mehr Zeit haben, sich um ihre Patienten:innen zu kümmern. Es handelt sich um Maßnahmen, die durchgeführt werden, um das vorhandene Zeitbudget so produktiv wie möglich zu nutzen. Da der Arbeitstag nicht unendlich ausgedehnt werden kann, müssen in der gleichen Zeit bessere Resultate erzielt werden. Beim Zeitmanagement im Arztberuf geht es darum, in der Arbeitszeit entweder mehr Patienten:innen zu behandeln oder die gleiche Anzahl an Behandlungsbedürftigen engmaschiger zu betreuen und dadurch mehr Heilungserfolge zu erreichen.

Das führt gleichzeitig zu einer besseren Zusammenarbeit mit Kollegen:innen und zum häufigeren Einhalten der Arbeitszeiten. Zeitmanagement heißt, sich selbst und andere gut zu organisieren, denn Zeit an sich lässt sich nicht managen. Der Tag hat nur 24 Stunden, die stets im gleichen Tempo vergehen. Daher wird Zeitmanagement auch als Selbstmanagement verstanden.

Warum fängt ein gutes Zeitmanagement bereits während des Medizinstudiums an?

Medizinstudierende erhalten durch die Famulaturen und das Praktische Jahr (PJ) schon früh einen Einblick in die Arbeitsbelastung durch ihren künftigen Beruf. An den Anforderungen selbst lässt sich durch den:die Einzelne:n kaum etwas ändern, Arbeitserleichterungen durch weniger Bürokratie beispielsweise muss der Gesetzgeber beschließen. Umso bedeutender wird das Zeitmanagement im Arztberuf. Beschäftigt sich der:die Medizinstudierende schon im Studium mit diesem Thema, fällt ihm der Einstieg in den hektischen Arbeitsalltag leichter. Außerdem haben diese Absolventen:innen einen Vorsprung gegenüber anderen Bewerbern:innen auf dem Arbeitsmarkt. Ihr Zeitmanagement als Ärzte:innen basiert auf einem für den Beruf erforderlichen Selbstmanagement, das sie als künftige Mediziner:innen gut gebrauchen können. Damit es ihnen möglich wird, fundiert und objektiv, weitgehend autonom von äußeren Einflussfaktoren medizinisch zu entscheiden.

Welche Zeitmanagementmethoden gibt es?

Das Spektrum der Zeitmanagementmethoden reicht von auch im privaten Bereich anwendbaren Verfahrensweisen bis zu digitalen Lösungen, die den Papierkram in Praxen und Krankenhäusern überflüssig machen sollen, beispielsweise die elektronische Patientenakte (ePA). Wir geben einen Überblick über die wirkungsvollsten Methoden des Zeitmanagements im Arztberuf:

  • Ziele und Prioritäten definieren:
  • gilt für alle Lebensbereiche; Grundlage des Zeitmanagements im Arztberuf
  • ohne Ziel wird die Richtung verfehlt; Gedanken zum Ziel schriftlich festhalten
  • Wichtiges vom Unwichtigen trennen, die wichtigen Aufgaben müssen zuerst erledigt werden, weniger wichtige erst danach abarbeiten
  • Zeitmanagement-Tools nutzen:
  • aufschreiben, wie hoch der tatsächliche Arbeitsaufwand für die einzelnen Aufgaben in der Praxis ist
  • digital auf Tablet oder Smartphone erfassen, zum Beispiel in einem Personal Digital Assistant
  • meist sind nur 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit planbar, der Rest ist für unvorhergesehene Aufgaben zu reservieren
  • Aufgaben delegieren:
  • anderen Verantwortung zu erteilen und bestimmte Aufgaben zu überlassen, bringt viel Zeitersparnis
  • alles, was Ärzte:innen nicht selbst erledigen wollen oder müssen, können das Praxispersonal oder Assistenzärzte:innen übernehmen, etwa Blutabnahme, Blutdruck messen, Verbände wechseln
  • das erfordert bei den Mitarbeitenden die entsprechende Qualifikation und klare Kommunikation über die Aufgabenteilung seitens des Delegierenden
  • Störfaktoren reduzieren:
  • Patientengespräche nicht durch Störungen unterbrechen lassen
  • Telefongespräche sind erst nach der Sprechstunde zu führen bzw. zu beantworten; Unterschriften können zwischen zwei Gesprächen gegeben werden
  • für Angehörigenbesprechungen separate Zeiten freihalten
  • zeitraubende Tätigkeiten verringern:
  • digitale Kommunikationsmittel und Gesundheitsanwendungen (DiGA) verwenden, wie Apps auf Rezept und andere innovative Medizinprodukte
  • Online-Terminvergabe spart viel Zeit und Aufwand, obendrein Ärger wegen doppelt belegter Sprechzeiten
  • Videosprechstunde reduziert Fahrzeiten für Ärzte:innen und Wartezeiten für Patienten:innen

In der sogenannten ALPEN-Methode widerspiegeln sich sämtliche Elemente des Zeitmanagements im Arztberuf: 

  • Aufgaben sammeln und systematisieren
  • Länge der Tätigkeit einschätzen
  • Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen
  • Entscheiden über Prioritäten
  • Nachkontrolle und Überprüfung, ob Ziele erreicht wurden

Tipp: Mithilfe der ALPEN-Methode einen schriftlicher Plan für den Tag erstellen, die allgemein bekannte To-do-Liste. Wichtige Aufgaben sind in wenigen Minuten festgehalten und der Arbeitstag erhält so eine feste Struktur. Das kann am Vorabend oder direkt am Morgen vor der Sprechstunde geschehen. Du solltest den Aufwand für die einzelnen Tätigkeiten nicht unterschätzen und so realistisch wie möglich bewerten. Plane lieber mehr Zeit ein als zu wenig, sonst bist Du gleich wieder angespannt. Auch die Menge der zu bewältigenden Arbeiten sollte objektiv eingeschätzt werden.

Bilanziere zum Feierabend, welche Aufgaben besser an anderen Tagen, etwa mit verkürzter Sprechzeit, erledigt werden können. Zeitfresser, die Du ohne großen Aufwand selbst abstellen kannst, können die häufige Teilnahme an langen Besprechungen, ein unaufgeräumter Schreibtisch, die Duldung von Unterbrechungen oder Ablenkung durch E-Mails sein. Zudem stehlen Perfektionismus und übertriebener Ehrgeiz oder das Nichtabspeichern von wichtigen Informationen, die man nur gelegentlich braucht, wertvolle Arbeitszeit. Auch häufiges Auslassen von Pausen trägt nicht zu Deiner Gesunderhaltung bei.

Warum ist eine gute Zeiteinteilung heute so entscheidend?

Ständiger Druck, Frust und Arbeitsstress bleiben nicht ohne Folgen für die Gesundheit von Ärzten:innen. Ein:e Arzt:in hat Stress, wenn er Patienten:innen abweisen muss, Versprechen nicht einhalten kann, Fehler bei der Medikation macht oder mehrere Dienste hintereinander übernehmen muss. Mediziner:innen in Krankenhäusern müssen ständig erreichbar sein, der Personalmangel lässt keine Pausen zum Erholen zu. In Praxen sorgen der wirtschaftliche Druck, die Bürokratie und gestiegene Anforderungen der Patient:innen für Dauerbelastung. Durch Digitalisierung, Vernetzung und Kooperation im Gesundheitswesen ist in den letzten Jahren das Tempo der medizinischen Versorgung ohnehin signifikant gewachsen. Die psychische Überlastung am Arbeitsplatz und die fehlende Zeit zum Abschalten führen dazu, dass Ärzte:innen in den vorzeitigen Ruhestand gezwungen werden oder bereits weit vor der Rente ihren Beruf nicht mehr ausüben können. Damit hat sich nicht nur ihre Lebensqualität verringert, auch das bisherige Einkommen muss ersetzt werden, um den gewohnten Lebensstandard beibehalten zu können. 

Was hilft im Falle einer Berufsunfähigkeit?

Wenn ein Arzt oder eine Ärztin über Stress klagt, ist es meistens schon zu spät, seine:ihre Gesundheit wurde bereits stark in Mitleidenschaft gezogen. Der Verlust der eigenen Arbeitsfähigkeit und die damit verbundenen Einkommenseinbußen gehören zu den schlimmsten denkbaren Ereignissen. Für eine Berufsunfähigkeit (BU) ist nicht einmal eine schwere Krankheit oder ein Unfall notwendig, jahrelange psychische Extremsituationen wie im Arztberuf reichen dafür aus. In diesem Fall ist die finanzielle Existenz der Mediziner:innen gefährdet. Eine private Berufsunfähigkeitsversicherung für den:die Arzt:Ärztin zahlt dann dem:r Versicherten eine monatliche Rente entsprechend der vertraglichen Vereinbarung, mit der die finanzielle Lücke geschlossen werden kann.

Ärzte:innen haben ein hohes Risiko, während ihres Arbeitslebens berufsunfähig zu werden und dennoch keine ausreichende Absicherung durch das Versorgungswerk. Das ärztliche Versorgungswerk zahlt erst ab einer hundertprozentigen BU, die private BU-Versicherung indessen schon bei 50 Prozent. Ärzte:innen müssen also, um eine BU-Rente vom Versorgungswerk zu erhalten, vollkommen außerstande sein, irgendeine Arbeitstätigkeit zu bewältigen und gar nicht mehr arbeiten können. Wenn Du Deinen Arztberuf nur noch zur Hälfte ausführen kannst und dieser Umstand hält länger als 6 Monate an, giltst Du in der privaten BU-Versicherung bereits als berufsunfähig und erhältst die schriftlich fixierten Leistungen.

Versicherungsschutz für Jungmediziner
Versicherungsschutz für Jungmediziner:innen

Warum sollte man eine Berufsunfähigkeitsversicherung als Arzt:Ärztin schon während des Studiums abschließen?

Ärzte:innen, die bereits als Medizinstudierende eine BU-Versicherung abgeschlossen haben, profitieren ein Berufsleben lang davon. Zu Beginn zahlen sie günstigere Preise, wenden also weniger Aufwand für eine angemessene BU-Rente auf und beziehen im Leistungsfall, unabhängig von der Einzahlungsdauer, die volle BU-Rente. Die Höhe der Versicherungsprämien hängt vom Eintrittsalter und vom Gesundheitszustand der Versicherungsnehmer:innen ab, der naturgemäß im Allgemeinen in jungen Jahren stabiler ist als zu einem späteren Zeitpunkt. Welche Möglichkeiten Medizinstudierende haben, weiß unsere erfahrene Ärzteberatung. Unsere Kompetenz haben wir in über 35 Jahren Beratung, Betreuung und Versorgung mit Versicherungen von Medizinstudierenden, Ärzten:innen in Weiterbildung sowie qualifizierten Medizinern:innen erworben. Du möchtest mehr über die Bedingungen, Leistungen und den Nutzen einer BU-Versicherung wissen? Informiere Dich in unserem Ratgeber BU-Versicherung unter: Berufsunfähigkeitsversicherung Ärzte. Kontaktiere uns für eine unabhängige Beratung, falls sich Fragen ergeben haben. Du vereinbarst mit uns unkompliziert einen Termin zur BU-Beratung über unsere Webseite unter: Berufshaftpflichtversicherung-Beratung

Zusammengefasst: die Vorteile eines effektiven Zeitmanagements im Arztberuf

Ein effektives Zeitmanagement im Arztberuf hilft Dir dabei, gesund zu bleiben und so lange Deinen Beruf ausüben zu können, wie Du es selber möchtest und geplant hast. Nebenbei profitieren ebenso Deine Patienten davon. Durch ein sinnvolles Zeitmanagement können in der gleichen Arbeitszeit mehr Kranke behandelt oder die gleiche Anzahl von Patienten kann qualitativ besser betreut werden. Mithilfe eines effektiven Zeitmanagements im Arztberuf steigt die berufliche Zufriedenheit aller Beteiligten.

Zu den aussichtsreichen Methoden, um effizienter zu arbeiten, gehören u. a.: Zeitmanagement-Tools nutzen, digitale Kommunikation mit Patienten ausweiten, vorausschauende Planung und realistische Einschätzung des Umfangs von Arbeitsaufgaben sowie Priorisierung und Auswertung der täglich erreichten Ziele. Komprimiert kommt das in der ALPEN-Methode zum Ausdruck. Sie schließt beispielsweise ein, viel Wert auf Pufferzeiten für Unvorhergesehenes zu legen und nicht den gesamten Arbeitstag mit Tätigkeiten zu belegen. Nur knapp 40 Prozent der Arbeitszeit fest verplanen.

Wer sich bereits während des Medizinstudiums eine Zeitmanagement-Methode aneignet, kann diese ohne Probleme im späteren Berufsleben anwenden und erspart sich Dauerstress. Schon während des Studiums empfiehlt es sich, mit einer Berufsunfähigkeitsversicherung als Arzt für den Fall vorzusorgen, dass eine fortdauernde, starke Beanspruchung im Beruf zu seiner vorzeitigen Aufgabe führt. Die Maßnahmen des effektiven Zeitmanagements wirken psychischer und physischer Überlastung entgegen und schaffen eine entspanntere Arbeitsatmosphäre in Kliniken und Praxen. 

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